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L’hôpital a réussi le pari de digitaliser sa gestion des ressources humaines : toutes les demandes du personnel passent par un portail web 24/7.
Un hôpital c’est comme un hôtel mais, avec un bloc opératoire, des urgences, de l’imagerie, … C’est aussi des salles d’accouchement et une morgue. L’hôpital c’est le lieu où presque tout le monde est né, et où une partie d’entre nous allons mourir. C’est aussi et souvent le plus gros employeur de la région.
L’Hôpital Riviera-Chablais c’est 2’200 personnes salariées et 1'200 non-salariées qui s’activent tel une grande fourmilière pour prendre soin de la population.
Mener un projet de digitalisation de la gestion administrative de ces personnes, aussi singulières qu’hétéroclites, était « presque » comme opérer à cœur ouvert.
L’activité devait se poursuivre, les soignants devaient continuer à soigner, les cadres à encadrer, les accès aux applications à fonctionner, les salaires à être payés… tout en s’adaptant à cette évolution digitale.
Ce site vous présente pourquoi, comment, avec quels moyens, avec quelles difficultés - et - non sans un certain succès !
Dans un contexte institutionnel complexe, notre petite équipe a su relever le défi en menant à bien un projet innovant en un temps record. En misant sur l'innovation digitale RH, nous avons non seulement transformé les pratiques internes, mais aussi démontré l'impact concret de notre approche. Cette expérience nous a inspirés à concourir pour le prix RH numérique, afin de partager notre réussite et d'encourager d'autres à embrasser le changement.
L’Hôpital a non seulement adopté une solution numérique pour sa gestion des ressources humaines, mais cette transition a également permis de mieux structurer l’organisation interne et de clarifier les responsabilités.
L’hôpital c’est un contexte organisationnel complexe avec aussi des niveaux d’aisance numérique très varié à prendre en compte.
Le projet était de digitaliser toute la gestion administrative RH afin de la fluidifier, gagner en efficience non seulement pour l’équipe administrative RH, mais également pour tous les collaborateurs quelque soit leur fonction.
Mais l’Hôpital Riviera-Chablais c’est également :
Toutes les informations sur l’Hôpital Riviera-Chablais : Hôpital Riviera-Chablais (HRC)
« Un rêve ne devient pas réalité par magie; il faut de la sueur, de la détermination et du travail acharné. »
- Colin Powell
Ce projet a été rendu possible grâce à l'implication et à la collaboration de notre équipe dédiée, composée de membres issus de différents départements, unissant leurs compétences et expertises pour garantir son succès.
Démarré en 2020, retardé par une crise sanitaire mondiale, mise en service en 2023, pour s'achever complètement en mars 2024. Une équipe projet composée de :
Ces quatre personnes ont piloté et implémenté le projet, mais nous n’avons pas listé l’ensemble des personnes qui ont pris part à ce projet. On peut néanmoins relever un groupe de travail métier, composé de cadres de différents niveaux (équipe, unité, service) dans des fonctions pluridisciplinaires (logistique, soins, médical, administratif, médico-technique).
Ce groupe a permis de tester et réfléchir aux processus à digitaliser et par la même occasion, à simplifier. De nombreux membres de l’équipe du département des ressources humaines ont pu tester l’application à différentes étapes du développement et du paramétrage.
Nous avons défini la valeur du projet HRC, en tenant compte des activités suivantes mais pas exhaustives : les analyses métiers, les développements, les configurations, tests et validation, la résolution de certains bugs, la formation et l’accompagnement au changement de nos 2'200 collaborateur.trice-s.
Le projet était de digitaliser toute la gestion administrative RH afin de la fluidifier, gagner en efficience non seulement pour l’équipe administrative RH, mais également pour tou.te.s les collaborateur.trice-s et ce quelle que soit leur fonction.
La solution informatique retenue a été le logiciel Adequasys (https://adequasys.com/fr ). Le logiciel a été choisi par notre fournisseur informatique, la Fédération des Hôpitaux Vaudois Informatique (FHVI).
Les besoins sont connus : améliorer l'efficacité opérationnelle en automatisant les processus, réduire les erreurs grâce à des données fiables, et assurer une traçabilité complète des actions. Tout ceci pour faciliter la prise de décision rapide, améliorer la collaboration entre les intervenants et garantir la conformité aux réglementations en offrant une vue claire et structurée des activités et des antécédents de chaque dossier.
Les données RH, telles que le matricule, nom, prénom et le poste (fonction spécifique au sein de l’organisation) sont le point de début et de fin de tout le système d’information car elles sont le point de début et de fin de tout accès aux différentes applications informatiques. C’est pourquoi le projet se fonde également sur un autre projet dont la réussite était la condition sine qua non pour rendre le déploiement du nouveau portail RH possible et être en capacité de faire des tests sur des données réelles : la migration des données de l’ancien système vers le nouveau. Ce projet a été également réalisé en interne par la même équipe projet. Le succès de cette migration a été le fondement pour le bon déroulement du projet, mais également pour l’accès et la vue complète des dossiers des collaborateurs.
Le principe fondamental de notre projet était simple : "faire". Nous avons donc mis en place une méthodologie agile, ancrée dans le terrain.
Chaque type de demande ou d’annonce ou de processus RH a fait l’objet d’un écran (ou formulaire digital).
Chaque formulaire a suivi ces étapes :
Pour démarrer le développement et le paramétrage, deux prérequis essentiels ont été identifiés :
Le déploiement de notre nouvelle application a été conçu pour assurer une montée en puissance progressive, tout en favorisant la conduite du changement.
Étape 1 : Phase de Mise en Route et de Formation
Étape 2 : Implication des Cadres
Étape 3 : Déploiement à Grande Échelle et Évolution Continue
Lors de la mise en service pour l’équipe de l’administration RH (utilisateur.trice-s principaux de la nouvelle application), l’équipe projet est venue pendant deux jours sur place en «war room», avec la mise en place d'un bureau dédié proche des utilisateurs pour soutenir, guider ainsi que corriger les premiers bugs avec une priorisation des problèmes des plus modulaire possible => les post-its.
Pour assurer la réussite de la mise en service, nous avons créé une adresse email dédiée au support, portailrh@hopitalrivierachblais.ch
Toute l’équipe du projet était derrière pour répondre aux diverses demandes. Chacun pouvait répondre selon son niveau de compétences. Le métier répondait aux questions d’ergonomie, d’utilisation et métier. L’équipe technique, quant à elle, répondait aux besoins de corrections des problèmes informatiques.
Toute l’équipe de l’administration RH s’est vu installer un logiciel de prise de contrôle du poste à distance afin de pouvoir accompagner les utilisateurs (cadre et non cadre) dans l’utilisation du portail RH.
C’est aussi beaucoup d’énergie de communication et de support dans des formats divers et variés.
Nous avons communiqué selon plusieurs méthodes :
L’accompagnement au changement et la formation des futurs utilisateurs, ne pouvait pas se faire en présentiel au vu de la masse de personne à former.
Aussi nous avons opté pour des formations au travers de petites vidéos courtes sous forme de tutoriels ci-dessous.
1. Se connecter
2. Les différents espaces
3. Mon espace - Introduction
3.1 Mes données personnelles
3.2 Annoncer un changement
3.3 Demande contractuelle
3.4 Demande de congé
3.5 Annoncer un départ
3.6 Demande de document
Le projet du portail RH n’a pas été sans embûches. Les difficultés ont été si nombreuses, variées et diversifiées que nous avons choisi d’en oublier une partie. Pour le reste, nous avons décidé de les résumer de manière concise sous forme de bullet points pour simplifier leur présentation.
Une relation compliquée avec notre partenaire informatique.
Dans les très grandes lignes :
Les bénéfices du projet sont nombreux et nous les avons synthétisés sous forme de points ci-dessous. Cependant, pour l’équipe projet, le plus grand succès a été d’atteindre deux objectifs majeurs :
0% des employé.e-s se connectent en moyenne depuis les 8 derniers mois
Le portail RH a apporté cinq nouveaux paradigmes importants dans l’institution :
« L'innovation, c'est une situation qu'on choisit parce qu'on a une passion brûlante pour quelque chose. »
- Steve Jobs
L'hôpital Riviera-Chablais, avec son projet de portail RH, peut prétendre au prix RH numérique 2024 pour plusieurs raisons convaincantes. Voici quelques points qui pourraient soutenir sa candidature :
1. Modernisation des processus RH
Le portail RH représente un tournant dans la gestion des ressources humaines à l'hôpital, avec la digitalisation des processus. Cela inclut la gestion des candidatures, l'administration des dossiers du personnel, et le suivi des congés ou des formations.
En automatisant certaines tâches répétitives, le portail allège la charge administrative des équipes RH, leur permettant ainsi de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme le développement des compétences ou le bien-être au travail.
2. Amélioration de l'expérience collaborateur
Le portail favorise une expérience utilisateur fluide et accessible pour les collaborateurs. Chaque employé peut consulter et gérer ses informations personnelles, ses feuilles de temps, et ses demandes d'absence depuis une interface intuitive, à tout moment.
Cela contribue à l’autonomisation des employés, ce qui est un facteur clé pour l'engagement et la satisfaction au travail.
3. Efficacité et gains de temps
Le projet a permis de réduire les délais de traitement des demandes RH (congés, certificats, etc.), offrant ainsi une réponse plus rapide et efficace aux besoins des collaborateurs.
En centralisant les informations, il facilite également la prise de décision basée sur des données fiables et en temps réel, que ce soit pour la gestion du personnel, le planning ou la prévision des ressources.
4. Accessibilité et inclusion
Le portail est conçu pour être accessible à tous les employés, quels que soient leur niveau d’aisance avec les outils numériques ou leur position dans l’organigramme. Cela favorise l’égalité d’accès aux services RH, que l’on soit médecin, infirmier, ou membre du personnel administratif.
5. Innovation et durabilité
Ce projet témoigne d'une approche novatrice en matière de gestion des ressources humaines. En s'appuyant sur des solutions numériques modernes, l’hôpital anticipe l’évolution des pratiques RH, ce qui peut inspirer d'autres organisations de santé.
La dématérialisation des documents et processus contribue aussi à une réduction de l'empreinte écologique, alignée avec les objectifs de développement durable.
6. Sécurité des données
Le projet assure une gestion sécurisée des données personnelles, un enjeu crucial dans le secteur de la santé. En garantissant la confidentialité et la protection des informations sensibles, l’hôpital se conforme aux normes strictes de la LPD.
7. Impact sur l’organisation et le bien-être au travail
En simplifiant les démarches et en facilitant la communication entre les RH et le personnel, le portail contribue à créer un environnement de travail plus transparent et plus serein, où chaque employé se sent écouté et valorisé.
De plus, en améliorant la gestion des ressources humaines, l’hôpital optimise son fonctionnement interne, ce qui se répercute positivement sur la qualité des soins prodigués aux patients.
Conclusion
En résumé, le projet de portail RH de l’hôpital Riviera-Chablais se distingue par sa capacité à moderniser la gestion des ressources humaines, à améliorer l’expérience des collaborateurs, et à renforcer l’efficacité opérationnelle, tout en étant inclusif et sécurisé. Ce projet a été mené avec une équipe et un budget restreints, dans le cadre d’une organisation complexe et de grande envergure, ce qui rend son succès d'autant plus remarquable et une source de fierté.
Ces éléments font de notre candidature un choix idéal pour le prix RH numérique 2024, illustrant une innovation qui place le bien-être des employés et la performance organisationnelle au cœur des priorités. Merci à tou.te.s pour votre soutien, et rendez-vous dans l’avenir pour de nouveaux succès !
TO BE CONTINUED...
